La videoconferencia es similar a los populares videoteléfonos en los que puede llamar a cualquier persona en todo el mundo y no solo hablar con ellos, sino también verlos en su computadora o pantalla de televisión durante la conversación. La diferencia es que la videoconferencia está diseñada para funcionar en conferencias más grandes en lugar de satisfacer las necesidades de los consumidores individuales, a menudo utilizando un circuito cerrado de televisión.
Si bien muchas empresas han tomado esta tecnología como una herramienta útil, existen ventajas y desventajas de las videoconferencias que deben tenerse en cuenta antes de decidir si funcionarán para las necesidades de su reunión o no.
Ventajas
1. Comuníquese con cualquier persona a la que necesite comunicarse de inmediato, sin importar la hora del día que sea para cualquier persona involucrada. Las diferencias horarias entre estados y países pueden pasarse por alto sin que nadie viaje largas distancias para asistir a la conferencia.
2. Si bien una llamada telefónica puede ser suficiente para dos personas que necesitan tener una conversación breve, las conferencias basadas en la web permiten que grandes salas de personas en diferentes ubicaciones interactúen entre sí de manera efectiva. Diez ejecutivos de negocios en Ámsterdam pueden interactuar fácilmente con otros cinco en Nueva York y dos en Tokio para crear una conferencia completa en la que todos puedan ver y escuchar perfectamente.
3. El PowerPoint y otras presentaciones visuales se pueden compartir con todos los asistentes a la conferencia al mismo tiempo, dando la sensación de que todos están en una sala y manteniendo a todos concentrados y concentrados.
4. Las pizarras virtuales permiten que personas de diferentes lugares agreguen sus propios pensamientos o ideas en un espacio colaborativo. Esto permite a todos formar un plan de acción o colaborar en un diseño o eslogan al instante.
5. Es posible, con algunos servicios, que todos obtengan acceso a otra computadora y vean lo que hay en la pantalla de esa computadora. Con servicios más avanzados, un documento puede incluso modificarse y escribirse directamente desde otras computadoras conectadas a la conferencia. Las empresas que requieren una colaboración activa en un formulario de proyecto pueden mejorar enormemente con esta posibilidad.
Desventajas
1. El precio puede ser el mayor inconveniente para algunas personas, aunque existen opciones muy económicas si no necesita las funciones más avanzadas. Por lo general, una empresa que puede hacer un buen uso de las funciones más avanzadas a menudo descubre que el dinero que ahorra al volar a los clientes o empleados por todo el país o el mundo compensa con creces el costo del proveedor de servicios. A medida que el combustible se vuelve más un problema en todo el mundo, el precio se vuelve menos una desventaja y más una ventaja.
2. Hay algunas formas humanas de comunicarse que no se traducen muy bien a distancia, como el contacto visual. Cuando te sientas en la misma habitación con alguien y escuchas un discurso o una presentación, harás contacto visual y ellos juzgarán quién está prestando atención mirando alrededor de la habitación. Gran parte de este contacto no se entrega fácilmente a través de una cámara web.
Las ventajas y desventajas de las videoconferencias deben sopesarse frente a su propósito y si se perderá algo valioso a través de esta tecnología a lo que no quiera renunciar.
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